Die automatisiert und beschleunigt die tägliche Postzustellung in Unternehmen und Organisationen. Sie sorgt für mehr Effdigitale Posteingangsbearbeitungizienz und trägt zur Reduktion von Personalkosten bei.
Eine Aufgabe mit Potential
Bei dieser Aufgabe, die viel zur Verwaltungsvereinfachung beitragen kann, lassen sich grundsätzlich drei Ausbaustufen unterscheiden. In einem ersten Schritt geht es darum, im Posteingang einlaufende Sendungen für die Weiterleitung zu sortieren. Im zweiten Schritt geht es um die Bereitstellung dieser Sendungen und Dokumente im Fachbereich. In der dritten Ausbaustufe schließlich um die (abschließende) Bearbeitung des auf dem Postweg übermittelten Anliegens.
Die digitale Posteingangsbearbeitung bietet vor allem beim Feinsortieren der Postsendungen zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Beschleunigung. Um zu ermitteln, an welchen Mitarbeiter der Firma das Schreiben gerichtet ist, bzw. wer dafür zuständig ist, müsste generell jeder Brief erst einmal angelesen werden. Wer als Unternehmen hingegen auf eine Scan-Lösung setzt, kann durch automatische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) Inhalte automatisch auslesen und Dokumente sozusagen vollautomatisch verarbeiten und verteilen.
Dafür gibt es heute bereits Softwarelösungen, die auch bei kleinen Postvolumen in KMUs wirtschaftlich arbeiten und die keine speziellen EDV-Kenntnisse erfordern.
Ein einfaches Prinzip
Die digitale Posteingangsbearbeitung arbeitet mit einfachen Schritten: In der internen Poststelle wird die Eingangspost wie beschrieben eingescannt. Die Softwarelösung sammelt die so entstehenden Scans und sorgt selbständig für die Posttrennung. Eine integrierte Lookup-Funktion ermittelt die Empfänger-Mail-Adresse und stellt die Sendung an diese Adresse zu (als E-Mail oder auch als Link).
Für den Empfänger ergeben sich durch diese Automatisierung zahlreiche Vorteile: Er erhält seine Post ortsunabhängig und zeitnah. Die Sendungen werden rasch weitergeleitet und archiviert. Die Anwendung der Programme für die digitale Posteingangsbearbeitung ist meist einfach und die Schulung der Mitarbeiter lässt sich oft in wenigen Stunden erledigen.
Messbarer Nutzen meist mit einer gewissen zeitlichen Verzögerung
Die Effizienzsteigerungen durch die digitale Posteingangsbearbeitung treten zwar nicht unmittelbar ein, doch die Ausgaben für das neue Hilfsmittel werden sich meist dennoch bald amortisieren. Doch bevor es soweit ist, muss das Unternehmen erst einmal mit den damit verbundenen Änderungen zurechtkommen. Nach dieser Phase stellen sich aber bald spürbare Erfolge ein: Die Zeit, in der auf Kundenanfragen reagiert wird, sinkt. Die Leistung der Sachbearbeiter steigt, da sie nicht mehr durch die Suche und Ablage von Dokumenten abgelenkt sind. Sie können sich weit stärker und erfolgversprechender auf die inhaltliche Bearbeitung des Schreibens konzentrieren. Das wirkt sich, wenn auch oft erst mit gewissen Verzögerungen, positiv auf die Prozesskosten des Unternehmens aus.